Mail Merge dan Cara Membuat Mail Marge

MAIL MERGE

(Surat Berantai atau Terhubung)

            Sesuai dengan artinya Mail Marge adalah surat berantai atau terhubung. Yang memproduksi surat dalam jumlah yang banyak

Tujuan Mail Marge pastinya adalah untuk mempermudah dan mempercepat proses kerja.

Syarat-syarat membuat Mail Marge :

•   Harus ada file induk (file master)

• Harus ada file data (data source/ database)

• Proses untuk menhubungkan file induk dengan file data. (dengan cara melakukan penyisipan field)

Data paling besar di kmputer adalah:

• Database

• File data

• Record

• Field

File data dapat dari :

• Ms.Word, Ms.Access bentuk filenya (MDB/ACCDB)

• Ms. Exel bentuk filenya (XLS/XLSX)

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT MAIL MARGE

Cukup mudah ya teman-teman. Disini saya mengambil contoh pembuatan surat. Ikuti langkahnya dengan seksama!

      1. Buka aplikasi Microsoft word

      2. Tampak lembar kerja yang masih kosong

      3. Pilih menu mailings

      4. Aktifkan menu mailings

      5. Klik star mail marge

      6. (Untuk pemula) klik stap by step mail merge

            Sebab disitu akan menyediakan WIZARD (sesuatu yang secara otomatis di berikan oleh computer. Biasanya tinggal klik next.

      7. Kemudian akan muncul tampilan seperti ini

      8. Ada 6 step yang akan dilewati

      9. Pilih jenis dokumen. Ada beberapa pilihan. (pemula) pilih LETTERS

   10.  Kemudian plih  next : starting document

   11.  Plih use the current document

   12.  Klik next: select recipients

   13.  Selanjutnya ketik dokumen  atau browse… untuk memilih letak file yang akan dijadikan file induk.

   14.  Atau dengan cara memilih type a new list . lihat pada gambar!

(Kemudian Selalu pilih bagian atas kolom sebelum klik next)

   15.  Kemudian klik CREATE atau bisa dengan memilih write your letter hingga nampak kotak dialog seperti pada gambar.

   16.  Akan terdapat banyak pilihan judul yang tertera pada kolom dalm dialog tersebut, Jika telah sesuai bisa langsung klik OK ! Namun, jika perlu merubah maka pilih Customize Colums, Lihat gambar !

   17.  Yang dibutuhkan tetap seperti semula dan yang tidak dibutuhkan bisa di delete

Klik yes !

   18.  Dan untuk menambahkan judul pada bagian kolom klik ADD

   19.  Setelah usai klik OK! Ini adalah bagian-bagian yang akan selalu berganti dari surat selain dari naskah asli.

   20.  Setelah itu, isilah tiap tiap kolom maupun baris sesuai dengan kebutuhan, Misal :

   21.  Kemudian klik OK! dan cari tempat ada menyimpan file kemudian pilih save

   22.  Kemudian secara otomatis akan muncul seperti pada gambar. Jika ingin ada data yang tidak dimunculkan maka hanya tinggal menghilangkan tanda centang.

   23.  Klik Ok maka surat akan nampak namun dalam kondisi masih sesuai bentuk induk saat prtama disimpan.

   24.  Kemudian klik Insert Merge Field

   25.  Akan muncul judl-judul dari kolom yang telah teman-teman buat sebelumnya 
   26.  Letakkan kursos pada bagian yang ingin diisi

   27.  Hanya tinggal meletakkan judul sesuai dengan posisi yang teman-teman inginkan

     28.  Untuk melihat hasil dari data yang telah teman –teman masukkan , silahkan klik Preview Results

29.  Jika ingin langsung di print. Maka klik Print…

30.  Atau hanya ingin disimpan bisa dengan CTRL+ S

31.  Langkah-langkah telah selesai dan surat siap di cetak

Selamat dan Semangat Belajar. Terimakasih :)